■ 기업 출장 경비 지출 관리 솔루션업체

외국 출장을 다녀와야 하는 직장인들은 출장 자체보다 사전 승인과 사후 정산을 많이 번거로워한다. 여행사를 통해 가장 저렴한 항공권을 알아보고, 기획안을 올려 예산을 승인받고 나서도 일일이 종이 영수증을 들고 와서 정산을 해야 했다. 한국은행에 따르면 2016년 말 기준 법인이 발급받은 신용카드는 786만9000장에 달한다. 국내 법인카드 이용 건수는 매년 증가하는 추세다. 2010년 4억2250만건에서 2016년 8억2755만건으로 두 배가량 늘었다.

법인카드 이용 금액은 늘고 있지만 여전히 많은 기업들이 수기로 이를 처리한다. 2016년 기준 172조원, 8억2755만건을 매번 지출 결의를 할 때마다 `영수증에 풀칠`하는 것은 복잡하고 번거롭다. 일부 기업은 영수증을 정리해 놓은 창고나 영수증 전담 처리 직원을 두고 있을 정도다.

국내는 경비 지출 관리 시장이 아직 초기 단계다. 이는 다른 한편으로 거대한 잠재 수요가 존재하는 곳이라는 뜻이다. 글로벌 비즈니스 여행 협회(Global Business Travel Association·GBTA)가 조사한 비즈니스 여행 전망 보고서(BTI Outlook)에 따르면 2015년 기준 총 326억달러 규모인 국내 기업 출장 경비는 2020년까지 연평균 4.4% 증가할 것으로 예상됐다. 2018년 한국 경제성장률 전망이 3% 안팎인 것보다 높은 수치다.

국내시장은 세계 10대 출장 경비 시장 가운데 한 곳이다. 성장 잠재력을 인정받은 국내 경비 지출 관리 시장에 외국 유수 기업들도 진출을 꾀하고 있다. 이 분야 세계적 기업은 글로벌 기업용 소프트웨어(SW) 솔루션 업체인 SAP의 자회사 `SAP컨커(Concur)`다. 2014년 SAP로 인수되기 전부터 컨커는 글로벌 경비 지출 관리 시장에서 20년 넘게 노하우를 쌓았다. 시장조사·분석업체 IDC에 따르면 출장·경비 관리 솔루션 시장에서 컨커는 2016년 기준으로 53.9% 점유율을 확보했다. 지난해 6월 국내에서도 공식 서비스를 시작했다.

설계, 제조, 유통, 재고관리, 고객관리 등 다양한 분야에서 인공지능을 이용한 자동화를 도모하는 추세다. 그런데 유독 국내 경비 지출 관리 분야 성숙도는 세계 수준에 비해 뒤처져 있다. 국내 기업 가운데 경비 지출 분야에 디지털화·자동화 솔루션을 적용한 기업은 5%에 불과한 것으로 추산된다. 국내 기업은 경비 지출 관리가 중요하다고 인식하지 않는 실정이다.

외국 업체가 주도하던 국내 경비 지출 관리 솔루션 시장에서 빠른 속도로 성장세를 보이는 국산 솔루션이 `비즈플레이`다. 비즈플레이는 과거 수작업으로 처리하던 업무를 모바일에서 한번에 해결해 기업 업무 효율성을 높이고 있다.

2016년 10월 출시 된 비즈플레이는 올 3월 기준으로 총 1만8524개 기업이 이용하고 있다. 넥센타이어, 하이트진로, 농우바이오, 유유제약 등 비교적 이름이 잘 알려진 주요 고객사만 약 40개다. 지금까지 비즈플레이를 통해 경비 지출을 관리한 카드는 33만1125장이고, 처리한 지출 건수는 3153만7465건에 달한다.

비즈플레이의 핵심은 법인카드 사용 내역을 카드사에서 직접 전달받는다는 점이다. 비즈플레이 고객은 카드 사용 후 영수증을 스마트폰에서 자동으로 수신해 제출하고, 회사 관리 부서는 관리 업무를 자동화하고 보고서를 생성할 수 있다. 자체적으로 전사적자원관리시스템(ERP)을 갖추기 부담스러웠던 중소기업을 포함해 중견기업, 대기업, 공공기관, 지방자치단체 등에 맞춤형으로 경비 지출 관리 서비스를 제공한다.

과거 수작업으로 하던 경비 지출 관리 업무를 핀테크 서비스 `비즈플레이 경비 지출 관리`를 통해 카드사에서 데이터를 자동으로 가져옴으로써 실시간 사용 경비 확인, 모바일 영수증 제출, 자동 증빙 처리 등이 가능해졌다. 이 기능을 활용하면 결제와 동시에 법인카드 사용 내역이 카드사에서 자동 수집되고 스마트폰 앱에 저장돼 별도로 영수증을 보관할 필요가 없다. 법인카드 사용 내역도 손쉽게 조회 가능하고, 스마트폰에서 원클릭으로 경리 담당자에게 영수증을 발송할 수 있다. CEO나 중간 관리자들도 법인카드 사용 현황을 한눈에 확인할 수 있고 전자결재도 진행할 수 있다. 여러 방식의 보고서를 한눈에 확인할 수 있어 관리 업무 시간도 대폭 줄일 수 있다.

외국에서 법인카드를 많이 사용하는 기업이라면 `해외카드 경비관리` 서비스를 이용할 수 있다. 비즈플레이 해외카드 경비관리는 전 세계 카드 시장에서 95%를 차지하고 있는 세계 3대 신용카드 브랜드 비자(VISA), 마스터카드(Master Card), 아멕스(American Express) 측에서 전자문서교환(EDI) 방식으로 카드 사용 내역을 직접 받는다. 비즈플레이는 카드 사용 내역을 고객에게 제공함으로써 국외 법인의 카드 경비 관리를 지원한다.

기존에는 기업이 국외 카드 사용 내역을 전산화하기 위해 국외 법인이 직접 현지 카드사나 은행에 신청하고 본사 시스템과 연계해 개발해야 하는 어려움이 있었다. 카드 사용 내역을 직원이 그룹웨어나 ERP에 직접 입력하고, 종이 영수증은 매주 또는 매월 우편으로 제출하거나 사진으로 촬영해 첨부하는 방식이 흔했다.

비즈플레이 해외카드 경비관리는 비자, 마스터카드, 아멕스와 직접 연결하는 방식으로 직원과 관리자의 카드 경비 관리 업무를 지원함으로써 외국 법인을 둔 기업들은 보다 편하게 외국에서 쓴 경비를 처리할 수 있다.

비즈플레이 해외카드 경비관리를 이용하면 국외 법인 직원은 PC와 모바일에서 본인이 사용한 카드 내역을 조회하고 사용 목적과 내용을 입력해 관리자에게 제출할 수 있다. 본사 관리자는 전체 사용 내역을 확인하고 보고서에서 카드 사용 현황을 모니터링한다.

비즈플레이는 영림원소프트랩, 포렌, 제이엠에스컨설팅, 아프로, 아이퀘스트, 이맥스 등 국내 대표 ERP 기업 및 BSGOne, 이노에버솔루션, ASPN, ISTN 등 SAP 파트너사들과 제휴해 경비 지출 관리 서비스가 연계된 ERP 시스템을 지원하고 있다. 또 산업 특화 ERP 업체도 업무 협약을 통해 서비스를 제공하고 있다. 한국솔루션(제조), 엔씨이알피(건설), 스틸아이티(철강), 온아이티시스템(스포츠), 테인스밸리(골프), 비젠트로(유니ERP), 오르카아이티(QAD), 나인에스티 등이 대표적이다.

BSGOne은 비즈플레이와 제휴하고 자사 고객들에게 경비 지출 관리 서비스를 제공한다. 비즈플레이는 이 회사에 법인카드·개인카드뿐 아니라 전자세금계산서까지 연계해 SAP를 사용하는 고객사에 경비 지출 관리와 API를 통한 연계로 회계 처리까지 원스톱으로 처리할 수 있도록 지원한다.

제휴를 계기로 BSGOne은 고객들에게 무증빙 법인카드 영수증 관리 서비스를 제공할 수 있게 됐다. 기존에 종이 영수증으로 지출 증빙을 관리하거나 별도 시스템을 통해 경비를 관리하던 기업은 비즈플레이의 모바일 앱에서 법인카드, 개인카드, 현금경비 등 영수증 내역과 전자세금계산서 내역을 SAP와 연동해 손쉽게 자동 전표 처리가 가능해졌다.

국내 최초 한국형 ERP 패키지로 국내 중견·중소기업에 최적화된 ERP 시스템을 제공하는 영림원소프트랩의 K-System도 국내 중견·중소기업에 최적화된 ERP 시스템을 제공함으로써 보다 실용적인 정보화와 경영 역량을 지원한다. 특히 모바일 환경에 특화된 ERP 솔루션으로서 PC에서 사용하는 모든 기능을 모바일에서 구현한다. 고객은 개별 사용자 활동 시점에서 정보를 공유함으로써 IT 환경 변화에 유연하게 대응할 수 있다.

영림원소프트랩은 경비 지출 관리 서비스 비즈플레이를 영림원소프트랩의 `K-System Genuine` 및 클라우드 ERP 시스템 `System Ever`와 연동함으로써 자사 ERP 고객의 경비 및 회계 처리 업무 간소화를 지원한다. 따라서 영림원소프트랩의 ERP 고객은 법인카드 및 개인카드 경비 처리 업무를 모바일 환경에 맞게 스마트화하고 자동화할 수 있다. 그룹웨어 분야에서는 인에이지, 한비로, 다우기술, 가온 아이, 코비젼 등이 기존 그룹웨어 내에서 비즈플레이 서비스를 제공하고 있다. 고객들은 비즈플레이에 따로 접속할 필요 없이 이용 중인 그룹웨어를 통해서 편리하게 비즈플레이 서비스를 이용할 수 있다.

그룹웨어 다우오피스는 협업과 소통, 모바일 그리고 보안에 중점을 둔 업무 솔루션으로 서비스형부터 설치형(구축형)까지 제공한다. 중소기업부터 중견기업에 이르기까지 기업 규모에 상관없이 협업에 필요한 18가지 기능을 제공하고 있다. 최근 기업들의 요구가 증가 하고 있는 무증빙 법인카드 영수증 시스템을 반영하기 위해 오는 6월부터 다우오피스와 비즈플레이 간 연동서비스를 제공할 예정이다. 이번 연동을 통해 비즈플레이에서 법인카드 사용 내역을 간편하게 확인하고 다우오피스 전자결재를 이용하여 사내 승인절차를 거칠 수 있게끔 할 예정이다. 또 다우오피스와 비즈플레이 서비스를 별도로 로그인해 사용할 필요 없이 한번에 처리할 수 있어 편리성 면에서도 크게 개선될 예정이다.

CRM(고객관리) 분야에서 비즈플레이와 제휴한 곳은 아이투맥스(세일즈포스), 핑거포스트(핑거세일즈), 세일즈인사이트(세일즈포인트) 등이 있다. 이들은 제휴를 통해 고객이 외근·출장 관련 복잡한 경비 지출 관리를 간소화하고 마케팅과 영업에 집중하도록 지원하고 있다.
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